Neįprastai maža kaina viešuosiuose pirkimuose: kaip pagrįsti ir išvengti ginčų

Neretai viešųjų pirkimų sėkmė priklauso nuo vieno klausimo: ar pasiūlyta kaina realiai leidžia įvykdyti sutartį? Perkančiosios organizacijos tai supranta puikiai.

Praktikoje ne kartą teko matyti atvejus, kai žema kaina vėlesniame projekto vykdymo etape virto pačio projekto stabdymo priežastimi ar ginču. Tokios istorijos yra įprastos ir moko tokiose situacijose visuomet įsivertinti ar tokia pasiūlyta kaina apskritai įmanoma.

Būtent tam ir skirta neįprastai mažos kainos (NMK) procedūra.

Kaip vertinama neįprastai maža pasiūlyta kaina?

Pagal Viešųjų pirkimų įstatymą perkančioji organizacija turi pareigą įvertinti pasiūlymus, kurių realumas kelia abejonių. Įstatymas nenustato konkrečios ribos, dėl šios priežasties vertinamas kainos pagrįstumas ir realios sąnaudos.

Pradžioje atliekama lyginamoji analizė. Tiekėjo kaina vertinama kontekste: kitų dalyvių pasiūlymai, rinkos kainų vidurkiai, planuotos išlaidos. Jei skirtumas akivaizdus, pirkimų komisija tokioje situacijoje privalo reaguoti. Pavyzdžiui, jei trys dalyviai pasiūlo 95,000–105,000 €, o ketvirtas – 62,000 €, toks 35–40% skirtumas beveik visais atvejais pareikalaus papildomų paaiškinimų.

Vėliau vertinamos kainos įgyvendinimo galimybės. Analizujama, ar tiekėjas yra apskaičiavęs visus reikšmingus kaštus: darbo jėgą, medžiagas, licencijas, subrangų. Komisija vertina ne tik galutinį skaičių, bet ir tai, ar už šio skaičiaus slypi realios sąnaudos.

Nors teisės aktai nenurodo konkretaus procento, praktikoje NMK procedūra inicijuojama tuomet, kai matomas ženkliai rizikingas kainos išsiskyrimas. Šios procedūros tikslas nėra bausti tiekėją už mažą kainą, o tik įsitikinti, kad ji pagrįsta.

Kada tiekėjas privalo pagrįsti savo kainą?

Tiekėjas pateikia paaiškinimus tokiu atveju, kai to paprašo perkančioji organizacija. Tačiau nuo šio momento jam taikomi itin aiškūs standartai.

Kaina turi būti pagrįsta konkrečiais ekonominiais argumentais, o ne deklaratyviais pasakymais. Tinkami pagrindimai gali būti:

• Efektyvesni procesai ar technologijos – pavyzdžiui, naudojama automatizuota įranga, kuri sumažina darbo sąnaudas iki 30%, arba moderni projektų valdymo sistema leidžia sutaupyti administravimo išlaidas.

• Stabilūs išankstiniai įsigijimo sandoriai – ilgalaikė sutartis su medžiagų tiekėju su 15–20% nuolaida, apimčių sutartys su subrangovais ir pan.

• Masto ekonomija – kai dėl didelių gamybos, pardavimo ar paslaugų apimčių galima pasiūlyti mažesnę kainą.

• Aiškiai įvardytos subsidijos ar parama – ES struktūrinių fondų lėšos, savivaldybės dotacijos socialinėms įmonėms, mokesčių lengvatos.

• Unikalūs kompetencijos ar patirtis – savo gamybinės bazės turėjimas, nereikia nuomoti patalpų ar įrangos.

Svarbu ne tik paaiškinti kainą, bet ir įrodyti, kad ji leidžia įvykdyti pirkimą. Paaiškinimai turi būti logiški, dokumentuoti ir pagrįsti skaičiais.

Neįprastai mažos kainos procedūros eiga

NMK procedūra susideda iš nuoseklių etapų.

Įtarimų pagrindimas. Komisija turi identifikuoti, kodėl kaina atrodo neįprastai maža. Tai turi būti užfiksuota remiantis objektyviais duomenimis.

Prašymas pateikti paaiškinimus. Tiekėjui aiškiai nurodoma, kuri kainos dalis kelia abejonių ir kokią informaciją būtina pateikti.

Paaiškinimų vertinimas. Komisija analizuoja, ar tiekėjo paaiškinimai logiški, ekonomiškai pagrįsti ir ar realiai leidžia įgyvendinti sutartį.

Motyvuotas sprendimas. Sprendimas turi būti pagrįstas konkrečiais faktais: kurie kainos elementai neįtikino, kurioje vietoje įžvelgiama rizika ir kodėl pasiūlymas negali būti priimtas.

Jei tiekėjui nesuteikiama galimybė pateikti argumentuotus paaiškinimus, vėlesnis ginčas gali baigtis perkančiosios organizacijos nenaudai.

Pirkimų komisijos pareigos ir dažniausios klaidos

Komisijos vaidmuo šioje procedūroje yra esminis. Būtent ji turi įvertinti, ar tiekėjas pajėgus įgyvendinti pasiūlytą kainodarą.

Gerai suformuotas vertinimas grindžiamas faktais, ekonomine logika ir pirkimo specifika.Jeigu nurodomi tik bendriniai argumentai be duomenų, tuomet jie neturi teisinės galios ir dažnai panaikinami ginčų nagrinėjimo institucijose.

Sprendimas turi būti objektyvus, pagrįstas ekonominiais duomenimis, nediskriminuojantis ir aiškiai argumentuotas, t.y. konkrečiai nurodyta kurie elementai netiko ir kodėl.

Kaip teisininkai padeda išvengti ginčų ir procedūrinių klaidų?

Viešųjų pirkimų ginčai dėl neįprastai mažos kainos yra dažnesni nei atrodo. Ir daugeliu atvejų jie kyla ne dėl pačios kainos, o dėl netinkamai atliktos procedūros.

Tiekėjams teisininkas gali padėti:

• Parengti išsamų kainos pagrindimą su kiekvieno elemento (darbo užmokestis, medžiagos, subrangovai, pridėtinės išlaidos, pelno norma) detalizavimu ir rinkos kainų palyginimais

• Surinkti teisiškai tinkamus įrodymus – sutarčių su tiekėjais kopijas, partnerystės sutartis, licencijų dokumentus, ankstesnių projektų finansines ataskaitas

• Įvertinti rizikas prieš pateikiant pasiūlymą – ar kaina tikrai įgyvendinama, ar bus galima ją pagrįsti, kokių dokumentų reikės

• Reaguoti į komisijos klausimus strategiškai – suformuluoti atsakymus taip, kad būtų išvengta formaliojo atmetimo ar papildomų klausinėjimų ratų

Perkančiosioms organizacijoms teisinė konsultacija reikalinga dėl:

• Teisiškai tikslių ir nediskriminuojančių paklausimų formulavimo – kokie klausimai leistini, kaip užduoti, kad gautum naudingą atsakymą

• Objektyvaus rizikų įvertinimo metodikos – kaip palyginti pasiūlymus, kokius duomenis rinkti, kokiomis formulėmis vadovautis

• Tinkamo sprendimo motyvavimo – kaip argumentuoti atmestą ar priimtą pasiūlymą, kad sprendimas atlaikytų ginčą

• Dokumentacijos tvarkymo ir ginčų prevencijos – visi žingsniai turi būti užfiksuoti, ir dokumentuojami, kad vėliau nekiltų pagrindo priekaištams

Dažniausiai ginčas nekyla todėl, kad tiekėjas siūlo per mažą kainą. Neretai ginčai kyla dėl procedūrinių klaidų — nepakankamai aiškaus prašymo, nepakankamo pagrįstumo ar nemotyvuoto sprendimo.

Apibendrinimas: kodėl NMK vertinimas yra kritinis etapas?

Neįprastai maža kaina nėra savaime blogas dalykas. Ji gali būti inovacijos, efektyvumo ar konkurencinio pranašumo rezultatas. Tačiau be tinkamo pagrindimo ji virsta rizika – tiek finansine, tiek reputacine.

Tiekėjams tai reiškia pareigą būti pasirengusiems pagrįsti savo sprendimus detaliais skaičiavimais, dokumentais ir logika. Geriau investuoti savo laiko į kokybišką pagrindimą, nei po to mėnesius ginčytis ar prarasti sutartį.

Perkančiosioms organizacijoms – pareigą priimti skaidrų, teisėtą ir ekonomiškai pagrįstą sprendimą, kuris atlaiko ne tik vidinį, bet ir išorinį patikrinimą. Šioje vietoje sprendimai turi būti pagrįsti faktais, ne nuojautomis.

Teisinė pagalba tokiose situacijose gali padėti užtikrinti, kad abi pusės laikytųsi taisyklių, procedūra vyktų skaidriai ir pirkimas nesibaigtų ginču. Sudėtingais atvejais profesionali konsultacija pirkimo planavimo ar pasiūlymo rengimo etape gali sutaupyti ne tik jūsų laiką, bet ir nervus.